本記事は7/19(金) DevelopersIO 2024 TOKYOで登壇した際の資料をもとにした日程調整ツールeeasyへの想いを書き綴ったブログです。

・前提

eeasyを主題にしつつも、まずは日程調整ツール自体を人々に知ってほしいと願ってこのブログを書いています。

また、僕自身、数ある日程調整ツールの比較検討した結果としてeeasyを使っているわけではないので、その点も念頭に置いた上で読んでもらえれば嬉しいです。

とはいえ、eeasyに出会って僕の人生が大きく変わったのは確かで、同じような体験をしてくれる人々が増えてくれたらいいなと思っています。

・日程調整ツールeeasyとは

一言で表すと、日程調整を効率化してくれるビジネスツールになります。

具体的には

社内外を問わない複数関係者の日程調整が可能
候補日程の洗い出しやカレンダーへのスケジュール登録まで自動化
日程調整を受ける側の負担も削減

といった夢の機能が備わっています。

・僕とeeasyの出会い

僕は営業職としてクラスメソッドに中途入社してからeeasyに出会いました。
その時点で新卒から五年ほど営業職として働いていましたが、それまでは電話やメールのみを頼りに毎日のように顧客との日程調整をおこなっていました。

日程調整業務は単純に工数を持っていかれてしまうということ以上に、社内の関係者が複数人になるアポイントは様々な面で気を遣わなければいけないので、心理的負担も大きかったと記憶しています。

eeasyと出会ってからは、僕には下記のような感覚が芽生えました。

地頭だけで戦っていた将棋の初心者が戦法を知る感覚
素手で懸垂をしていた筋トレ初心者がパワーグリップを知る感覚
生身で世界と戦っていた中学生が小説を知る感覚

そうか、世の中にはこんな素晴らしいツールがあるんだ、と気付いてからは世界の見え方が変わりました。

・日程調整業務の嫌なところ

日程調整業務に馴染みがない方に向けて、何がそんなに嫌なんだということを説明できればと思います。

まず、社内の関係者が複数人いると候補日を抽出すること自体が面倒でした。
Aさん、Bさん、Cさん、自分のカレンダーを見比べて、候補日をメールに書き起こしていくという行為は単純ながらに記載ミスなどの可能性もはらんでいるので、意外と集中力を使う作業でした。

さらに、たとえば候補日を三つ顧客に提示したいと思ったならば、社内の関係者全員のカレンダーに仮押さえという名目でスケジュールブロックをする必要があると思います。
これは全員のスケジュールの圧迫に繋がってしまい、積み重なると仮押さえだけで身動きが取れなくなってしまいます。

ましてや、顧客からの返信（日程の確定）がすぐにない場合、その間ずっと全員のカレンダーに複数の仮押さえが残り続けることになります。あまり生産的な状態とは言えないですよね。

・どんな人の役に立つか

スケジュール調整に携わる全ての人の役に立つと確信しています。

その中でも調整の頻度が高い人、関係者多数の調整を行う人、そうした作業において他者への気遣いで心理的負荷を感じている人が使うと恩恵を感じやすいと思います。

・実際の画面

では、自分と自社のもう一名で顧客とMTGを設定したいシチュエーションを想定してeeasyを使ってみましょう。

最初に調整条件を設定します。

打合わせシーン
→Web会議や訪問など選択が可能です。訪問の場合は前後一時間の移動枠を設定しておくなどのカスタムも可能です。

打合わせ時間
→15分から8時間まで選択が可能です。

候補期間を設定する
→任意の期間を選択することで、その中から候補日を抽出することが可能です。

自社の参加者を設定する
→自社の参加者を複数人選択が可能です（もちろんソロでもOK）。

そうすると自分と自社の参加者のカレンダーに登録されているスケジュールから、全員の空いている候補日が抽出されます。（黄色い枠が抽出された候補日になります）

この状態からたとえば「理論上は空いているけど、3時間連続MTGになってしまうなぁ……」という候補日があれば、黄色い枠を伸び縮みさせたり部分的に削除してしまうことで無理のないスケジュール調整が可能です。

提示する候補日の確認が完了したら、上記画面に遷移します。

事前に登録しておけば日程調整用のURL（後述）を発行するタイミングで、Google Meet・Microsoft Teams・Skype・Zoomといった自社で使用しているWeb会議用URLを自動で発行されます。

最後にこのような画面が表示されるので、「確定＆URLを発行」をクリックしてください。
そうすると日程調整用のURLというものが発行されるので、そちらを社外の調整先に送ってあげれば一旦完了です。

日程調整URLを開くとこのような画面が表示されるので、候補日を提示された側は好きな日程を選べば双方のカレンダーにスケジュールが登録されます。
あとは当日を迎えるのみです。

・特に嬉しい機能①　ダブルブッキング防止機能

日程調整用のURLを発行した後も、カレンダー情報はリアルタイムで反映されるため、
提示した候補日が別の調整で埋まってしまったら自動的に候補日から除外されます。

なので安心して複数の日程調整を同時並行で実施できる＆日程調整URLを送りなおす手間も不要です。

・特に嬉しい機能②　カレンダー連携機能

既に言及済ではありますが本当に助かっているのであらためて。

eeasyはGoogleカレンダー・Outlook予定表と連携可能なので、候補日が確定したら自動的にスケジュールがカレンダーに登録されます。

その際、Web会議URLも自動的に発行＆連携されるのは嬉しい限りです。

・まとめ

日程調整業務から解放されることで、多くの人が本来の業務に集中できるようになればいいなと思います。

eeasyには本当にお世話になっています。